Servizi

Ordinadocumenti

Servizio in outsourcing dedicato alla gestione completa dei fascicoli, pratiche amministrative e tecniche, ancora in cartaceo (Es: pratiche edilizie, cartelle cliniche, autorizzazioni, progetti in genere) per le quali gli utenti/clienti hanno la necessità di visionare e/o ricevere copia, dietro pagamento o non pagamento di un diritto, onere o corrispettivo.

Il servizio si articola come segue:

- catalogazione della singola unità d'archivio (fascicolo/pratica ecc.);

- presa in carico della unità d'archivio, confezionamento e trasferimento presso i nostri locali dediti alla conservazione. I locali sono autorizzati e certificati dai VV.FF.; Soprintendenza Beni culturali e ISO 9001. I locali solo altresì protetti da accessi antintrusione con accessi tracciati a garanzia della riservatezza come previsto dalle norme sulla privacy;

- Accesso dedicato ad il portale Cloud per la ricerca, la richiesta, il pagamento e successiva messa a disposizione del file della unità d'archivio.
Gli Utenti/Clienti possono accedere a tale portale effettuando regolare iscrizione; al termine verrà rilasciata regolare ID e PW personale;

- L'evasione della richiesta e la messa a disposizione del file dell'unità di archivio potrà essere subordinata, se l'Ente/Cliente lo desidera, al suo nulla osta.

Per una demo del SW dedicato, alla ricerca e richiesta di una pratica edilizia, si prega collegarsi al seguente indirizzo:

www.ordinadocumenti.it/gestionidoc/

Utilizzate la demo per completare la richiesta, iscrivendovi regolarmente al portale senza alcun impegno.

Al termine della richiesta/ordine e nell'e-mail di conferma, verranno comunicate tutte le indicazioni specifiche riguardanti la richiesta.

Vi preghiamo, per non dare seguito all'evasione della richiesta/ordine, di indicare nel campo note della richiesta che trattasi di prova demo.

Data Entry

Con l’ausilio di personale qualificato e con idonei strumenti software effettuiamo il servizio di inserimento dati in database (Data Entry) e in altro supporto estraendo da documenti cartacei o diversi tipi di archivi informatici garantendo elevati standard di sicurezza e correttezza dei dati.

Logistica, archiviazione e deposito

Dal 1998 la nostra società è presente nel settore della logistica di movimentazioni documenti (ricevimento, preparazione e spedizione) e nella gestione degli archivi documentali.

Il servizio, svolto in Outsourcing, permette alle aziende una riduzione dei costi fissi con il massimo di sicurezza, efficienza e tempestività, liberandone spazi e personale da qualsiasi impegno.

I magazzini destinati all’attività sono certificati ed autorizzati dalle autorità competenti, sono dotati di attrezzature, mezzi, software di gestione, sicurezze e maestranze qualificate, elementi necessari e indispensabili ad erogare il servizio, così come da certificazione ISO 9001/UNI EN ISO 9001:2008.

Il supporto informatico Web messo a disposizione agevola, con la massima semplicità le richieste di movimentazione e la gestione degli archivi documentali, nel rispetto del D.P.R. 445/2000.

Consulenza archivistica

La consulenza archivistica, svolta da personale qualificato laureato in Archivistica, Paleografia e Diplomatica, è in grado assistere il cliente nella:
•   realizzazione di un piano di classificazione "Titolario";
•   redazione del manuale di gestione;
•   mappatura dei locali ed inventario topografico;
•   cernita ed individuazione del materiale da conservare e scartare;
•   ricognizione e riorganizzazione archivio ai sensi del D.P.R. 445/2000.

A supporto della gestione dei documenti e del responsabile dell’archivio, mettiamo a disposizione un software web che permette di gestire l’archivio documentale, la mappatura dei locali e l’inventario topografico. Il prodotto è idoneo per la cernita dei documenti, per la classificazione/catalogazione, per la presa in carico e gestione dell’unità archivio. Può inoltre, archiviare e rendere visibili i file digitali del documento corrispondente all’unita d’archivio, il tutto nel rispetto del D.P.R. 445/2000.

Servizi in Outsourcing e Data Entry

I Servizi in Outsourcing vengono erogati presso le sedi indicate dal Cliente o presso le nostre sedi. L’Azienda Committente definisce la tipologia del servizio, i tempi di esecuzione e il risultato atteso delegando alla nostra società, dietro definizione di un corrispettivo, l’attività complessiva. La nostra azienda assume il servizio in piena autonomia, facendosi carico di ogni rischio - comprese tutte le obbligazioni assicurative, previdenziali e contrattuali nei confronti degli operatori - dotandosi di organizzazione, mezzi, attrezzatura e macchinari necessari per raggiungere il risultato atteso e definito con la Committente.

Il Data Entry permette la registrazione e l’indicizzazione dei dati rilevabili dai documenti cartacei. Con l’ausilio di personale esperto e qualificato e con idonei strumenti informatici, consente la creazione di metadati o database che, opportunamente trattati, possono essere utilizzati per formare indici di ricerca, statistiche e dare risposte e risultati a questionari o sondaggi.
Il servizio viene svolto con garanzia di elevati standard di sicurezza nel rispetto della legge sulla privacy, così come da certificazione ISO 9001/UNI EN ISO 9001:2008.

I nostri settori prevalenti di attività sono elencati qui di seguito, ma siamo disponibili a valutare anche proposte di attività diverse.

Settori di attività:
•    Logistica di movimentazioni merci;
•    Logistica distribuzione e consegna documenti, dépliant e cancelleria;
•    Gestione uffici di segreteria, di posta e di protocollo;
•    Gestione di uffici informativi, di reception e di centralino;
•    Gestione e acquisizione massiva documenti, digitazione e indicizzazione, smistamento e Workflow;
•    Gestione processi di archiviazione documenti a norma di legge (archiviazione ottica sostitutiva);
•    Data entry e digitazione dati;
•    Gestione e registrazione domande, denunce ed istanze;
•    Gestione e verifica controllo tributi;
•    Gestione uffici amministrativi e di contabilità - fatturazione;
•    Gestione biblioteche con sorveglianza.

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