DIRETTIVA 27 novembre 2003
Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. ( GU n. 8 del
12-1-2004)
IL MINISTRO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
Vista la legge 30 dicembre 1991, n. 412, recante: «Disposizioni in materia
di finanza pubblica»;
Vista la legge 29 luglio 2003, n. 229, recante «Interventi in materia
di qualita' della regolazione, riassetto normativo e codificazione - legge di
semplificazione 2001» ed in particolare l'art. 10 che conferisce al Governo
delega per il coordinamento ed il riassetto delle disposizioni v igenti in materia
di societa' dell'informazione;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000,
recante «Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto
del Presidente della Repubblica, del 20 ottobre 1998, n. 428»;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica, 28 dicembre 2000, n. 445,
recante «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa» e successive modificazioni ed
integrazioni;
Visto l'art. 16 del decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n.
137, recante «Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia
di firme elettroniche a norma dell'art. 13 del decreto legislativo 23 gennaio
2002, n. 10»;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9 agosto 2001,
recante «Delega di funzioni in materia di innovazione e tecnologie al
Ministro senza portafoglio dott. Lucio Stanca»;
Viste le «Linee guida del Governo per lo sviluppo della societa' dell'informazione
nella legislatura» approvate dal Consiglio dei Ministri in data 31 maggio
2002, nelle quali, tra gli obiettivi da raggiungere prior itariamente, e' indicata
la diffusione dell'impiego della posta elettronica nella pubblica amministrazione;
Considerato che un maggiore impiego delle tecnologie informatiche nello scambio
dei dati e nella comunicazione tra le pubbliche amministrazioni aumenta l'efficienza
e favorisce, inoltre, notevoli risparmi di risorse;
Di concerto con il Ministro per la funzione pubblica;
E M A N A
la seguente direttiva per l'impiego della posta elettronica nelle pubbliche
amministrazioni:
Paragrafo I
Il Consiglio dei Ministri, in data 31 maggio 2002, ha approvato le «Linee
guida per lo sviluppo della societa' dell'informazione nella legislatura»
nelle quali e' contenuto l'obiettivo di adottare, entro la fine della legislatura,
la posta elettronica per tutte le comunicazioni interne alla pubblica amministrazione.
L'impiego della posta elettronica consente e facilita quel cambiamento culturale
ed organizzativo della pubblica amministrazione che risponde all e attese del
Paese ed alle sfide della competitivita': bisogna accelerare questo processo
di cambiamento e darne concreta percezione anche all'esterno, abbandonando inutili
ed onerosi formalismi, considerati, anche, i consistenti risparmi di risorse
che potranno derivare alla pubblica ammini strazione dall'uso intensivo della
posta elettronica. Bisogna concretamente operare affinche' di tale cambiamento
possano beneficiare, al piu' presto, anche i cittadini e le imprese in modo
da consentire loro un accesso piu' veloce e piu' agevole alle pubbliche amministrazioni.
In tale ottica, nell'esercizio della delega attribuita dal Parlamento al Governo
con la legge 29 luglio 2003, n. 229, si intende, inoltre, accelerare ulteriormente
il processo di trasparenza.
A tal fine la completa attuazione del protocollo informatico (il cui avvio e'
previsto per il primo gennaio del 2004) consentira' la gestione dei flussi dei
procedimenti in corso presso le pubbliche amministrazioni permettendo di conoscerne
lo stato e realizzando, cosi', un piu' elevato livello di trasparenza dell'azione
amministrativa.
Nell'esercizio della suddetta delega saranno anche fissati i tempi di attuazione
dell'intero nuovo processo che deve tener conto della necessita' di operare
il cambiamento in tempi rapidi, per evitare la coesistenza prolungata delle
procedure elettroniche con quelle tradizionali, allo scopo di superare difficolta'
organizzative e gestionali e ridurre i relativi costi operativi.
Il Comitato dei Ministri per la societa' dell'informazione, nel ribadire l'importanza
di tali obiettivi, in data 18 marzo 2003, ha approvato un progetto di sostegno
alla diffusione della posta elettronica nelle amministrazioni statali che si
sviluppa nell'arco di due anni e che prevede, anche, un costante monitoraggio
della velocita' del processo di cambiamento.
In considerazione dei vantaggi che possono derivare a tutta la pubblica amministrazione
dall'applicazione della presente direttiva si raccomanda di curarne, con tutti
i mezzi possibili, la piu' ampia ed immediata attuazione e di garantirne la
massima diffusione a tutti i dipendenti.
Ogni amministrazione, pertanto, e' tenuta a porre in essere le attivita' necessarie
al raggiungimento dell'obiettivo di legislatura, in modo da garantire che, entro
la data della sua scadenza, tutte le comunicazioni nelle pubbliche amministrazioni
possano avvenire esclusivamente in via elettronica.
Paragrafo II
Com'e' noto, l'utilizzo della posta elettronica quale valido mezzo di trasmissione
di documenti informatici e' gia' previsto dall'art. 14 del testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazi one amministrativa,
approvato con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445,
che consente di utilizzare la posta elettronica quale strumento sostitutivo
o integrativo di quelli gia' ordinariamente utilizzati.
Appare, percio', necessario che le pubbliche amministrazioni provvedano a dotare
tutti i dipendenti di una casella di posta elettronica (anche quelli per i quali
non sia prevista la dotazione di un personal computer) e ad attivare, inoltre,
apposite caselle istituzionali affidate alla responsabilita' delle strutture
di competenza. Queste ultime dovranno procedere alla tempestiv a lettura, almeno
una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta, adottando gli opportuni
metodi di conservazione della stessa in relazione alle varie tipologie di messaggi
ed ai tempi di conservazione richiesti.
Caratteristiche
La posta elettronica puo' essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi
di informazioni, documenti e comunicazioni in formato elettronico e, a differe
nza di altri mezzi tradizionali, offre notevoli vantaggi in termini di:
maggiore semplicita' ed economicita' di trasmissione, inoltro e riproduzione;
semplicita' ed economicita' di archiviazione e ricerca;
facilita' di invio multiplo, cioe' a piu' destinatari contemporaneamente, con
costi estremamente piu' bassi di quelli dei mezzi tradizionali;
velocita' ed asincronia della comunicazione, in quanto non richiede la contemporanea
presenza degli interlocutori;
possibilita' di consultazione ed uso anche da postazioni diverse da quella del
proprio ufficio, anche al di fuori della sede dell'Amministrazione ed in qualu
nque momento grazie alla persistenza del messaggio nella sua casella di posta
elettronica;
integrabilita' con altri strumenti di automazione di ufficio, quali rubrica,
agenda, lista di distribuzione ed applicazioni informatiche in genere.
Contenuti
Le singole amministrazioni, nell'ambito delle rispettive competenze, ferma restando
l'osservanza delle norme in materia della riservatezza dei dati personali e
delle norme tecniche di sicurezza informatica, si adopereranno per estendere
l'utilizzo la posta elettronica, tenendo presente quanto segue:
e' sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta elettronica, ad esempio,
per richiedere o concedere ferie o permessi, richiedere o comunicare designazioni
in comitati, commissioni, gruppi di lavoro o altri organismi, convocare riunioni,
inviare comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente
(in merito alla distribuzione di buoni pasto, al pagamento delle competenze,
a convenzioni stipulate dall'amministrazione ecc...), diffondere circolari o
ordini di servizio;
unitamente al messaggio di posta elettronica, e' anche possibile trasmettere,
in luogo di documenti cartacei, documenti amministrativi informatici in merito
ai quali tale modalita' di trasmissione va utilizzata ordinariamente qualora
sia sufficiente conoscere il mittente e la data di invio;
la posta elettronica e', inoltre, efficace strumento per la trasmissione dei
documenti informatici sottoscritti ai sensi della disciplina vigente in materia
di firme elettroniche;
la posta elettronica puo' essere utilizzata anche per la trasmissione della
copia di documenti redatti su supporto cartaceo (copia immagine) con il risultato,
rispetto al telefax, di ridurre tempi, costi e risorse umane da impiegare, soprattutto
quando il medesimo documento debba, contemporaneamente, raggiungere piu' destinatari;
quanto alla certezza della ricezione del suddetto documento da parte del destinatario,
il mittente, ove ritenuto necessario, puo' richiedere al destinatario stesso
un messaggio di risposta che confermi l'avvenuta ricezione.
Con l'occasione si fa presente che le amministrazioni, oltre a dotare tutti
i loro dipendenti di una casella di posta elettronica sono chiamate ad adottare
ogni iniziativa di sostegno e di formazione per promuovere l'uso della stessa
da parte di tutto il personale.
Paragrafo III
Come già evidenziato, il Comitato dei Ministri per la societa' dell'informazione
ha approvato il finanziamento, a favore delle amministrazioni statali, del progetto,
denominato @P@, che prevede interventi per la diffusion e e l'utilizzo degli
strumenti telematici in sostituzione dei canali tradizionali di comunicazione.
Tale progetto, in fase di avanzata attuazione a cura del Centro nazionale per
l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), prevede la realizzazione:
dell'indice della pubblica amministrazione (che individua gli indirizzi istituzionali
della P.A.) e l'attribuzione delle corrispondenti caselle di posta elettronica;
dell'indirizzario elettronico dei singoli dipendenti (ad uso esclusivamente
interno alla P.A.);
di caselle di posta elettronica certificata;
di specifici progetti delle amministrazioni, ammessi al previsto cofinanziamento,
per la trasformazione delle procedure amministrative che attualmente utilizzano
il supporto cartaceo in procedure informatizzate.
Il progetto @P@ prevede che resti affidato alle stesse amministrazioni l'inserimento
ed il tempestivo aggiornamento dei dati contenuti nell'indice e nell'indirizzario.
Ai fini di una efficace attuazione del progetto e', pertanto, necessario che
ogni amministrazione provveda:
ad inserire, sul sito www.indicepa.gov.it, le informazioni di competenza quali:
la struttura organizzativa,
le aree organizzative omogenee ed i relativi indirizzi di posta elettronica,
nonche' le altre informazioni definite nei documenti tecnici presenti sul medesimo
sito, entro e non oltre sessanta giorni dalla data di pubblicazione nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana della presente direttiva;
ad aggiornare, tempestivamente, le medesime informazioni, in modo da garantire
l'affidabilita' dell'indirizzo di posta elettronica.
E', infine, necessario che, entro il medesimo termine, sia comunicato al Centro
nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), all'indiri
zzo apa@cnipa.it, il nominativo ed i recapiti del soggetto cui, nell'ambito
di ogni amministrazione, puo' farsi riferimento in merito alle predette attivita'.
Al fine di verificare i risultati attesi in termini di efficienza, efficacia
e d economicita', il Centro nazionale per l'informatica e' incaricato di effettuare,
con cadenza semestrale, un monitoraggio sullo stato di attuazione della presente
direttiva. Sara' cura del Centro stesso definire, in raccordo con le amministrazioni
in indirizzo, le modalita' tecnico operative per l'acquisizione dei dati e delle
informazioni relativi al suddetto monitoraggio.
Roma, 27 novembre 2003
Il Ministro
per l'innovazione e le tecnologie
Stanca
Il Ministro
per la funzione pubblica
Gazzella
Registrato alla Corte dei conti il 18 dicembre 2003
Ministeri istituzionali - Presidenza del Consiglio dei Ministri,
registro n. 13, foglio n. 297