Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa (S. O. alla G. U. n. 42 del 20 febbraio 2001)
INDICE
Articolo unico
CAPO I Definizioni e ambito di applicazione
Art. 1 Definizioni
Art. 2 Oggetto
Art. 3 Soggetti
Art. 4 Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
Art. 5 Rappresentanza legale
CAPO II Documentazione amministrativa
SEZIONE I Documenti amministrativi e atti pubblici
Art. 6 Riproduzione di documenti
Art. 7 Redazione e stesura di atti pubblici
SEZIONE II Documento informatico
Art. 8 Documento informatico
Art. 9 Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 10 Forma ed efficacia del documento informatico
Art. 11 Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
Art. 12 Pagamenti informatici
Art. 13 Libri e scritture
SEZIONE III Trasmissione di documenti
Art. 14 Trasmissione del documento informatico
Art. 15 Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile
Art. 16 Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
Art. 17 Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
SEZIONE IV Copie autentiche, autenticazione di sottoscrizioni
Art. 18 Copie autentiche
Art. 19 Modalità alternative all'autenticazione di copie
Art. 20 Copie di atti e documenti informatici
Art. 21 Autenticazione delle sottoscrizioni
SEZIONE V Firma digitale
Art. 22 Definizioni
Art. 23 Firma digitale
Art. 24 Firma digitale autenticata
Art. 25 Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 26 Deposito della chiave privata
Art. 27 Certificazione delle chiavi
Art. 28 Obblighi dell'utente e del certificatore
Art. 29 Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
SEZIONE VI Legalizzazione di firme e di fotografie
Art. 30 Modalità per la legalizzazione di firme
Art. 31 Atti non soggetti a legalizzazione
Art. 32 Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
Art. 33 Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero
Art. 34 Legalizzazione di fotografie
SEZIONE VII Documenti di riconoscimento e di identità
Art. 35 Documenti di identità e di riconoscimento
Art. 36 Carta di identità e documenti elettronici
SEZIONE VIII Regime fiscale
Art. 37 Esenzioni fiscali
CAPO III Semplificazione della documentazione amministrativa
SEZIONE I Istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione
Art. 38 Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
Art. 39 Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
SEZIONE II Certificati
Art. 40 Certificazioni contestuali
Art. 41 Validità dei certificati
Art. 42 Certificati di abilitazione
SEZIONE III Acquisizione diretta di documenti.
Art. 43 Accertamenti d'ufficio
Art. 44 Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
SEZIONE IV Esibizione di documento
Art. 45 Documentazione mediante esibizione
SEZIONE V Norme in materia di dichiarazioni sostitutive
Art. 46 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
Art. 47 Dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
Art. 48 Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
Art. 49 Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
CAPO IV Sistema di gestione informatica dei documenti
SEZIONE I Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti
Art. 50 Attuazione dei sistemi
Art. 51 Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
Art. 52 Il sistema di gestione informatica dei documenti
Art. 53 Registrazione di protocollo
Art. 54 Informazioni annullate o modificate
Art. 55 Segnatura di protocollo
Art. 56 Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica
dei documenti
Art. 57 Numero di protocollo
SEZIONE II Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 58 Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 59 Accesso esterno
Art. 60 Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
SEZIONE III Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali
e degli archivi
Art. 62 Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
Art. 63 Registro di emergenza
SEZIONE IV Sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 64 Sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 65 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Art. 66 Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei
flussi documentali
SEZIONE V Disposizioni sugli archivi
Art. 67 Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
Art. 68 Disposizioni per la conservazione degli archivi
Art. 69 Archivi storici
SEZIONE VI Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
Art. 70 Aggiornamenti del sistema
CAPO V Controlli
Art. 71 Modalità dei controlli
Art. 72 Responsabilità dei controlli
CAPO VI Sanzioni
Art. 73 Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
Art. 74 Violazione dei doveri d'ufficio
Art. 75 Decadenza dai benefici
Art. 76 Norme penali
CAPO VII Disposizioni finali
Art. 77 Norme abrogate
Art. 78 Norme che rimangono in vigore
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
VISTO l'articolo 87, comma quinto, della Costituzione;
VISTO l'articolo 7 della legge 8 marzo 1999, n. 50 come modificato dall'articolo
1, comma 6, lettera e) della legge 24 novembre 2000, n.340;
VISTO il punto 4) dell'allegato 3, della legge 8 marzo 1999, n. 50;
VISTO il decreto legislativo recante il testo unico delle disposizioni legislative
in materia di documentazione
amministrativa;
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica recante il testo unico delle
disposizioni regolamentari in materia di
documentazione amministrativa;
VISTE le deliberazioni preliminari del Consiglio dei Ministri adottate nelle riunioni
del 25 agosto 2000 e del 6 ottobre 2000;
VISTO il parere della Conferenza Stato-città, ai sensi dell'articolo 8
del decreto legislativo 28 agosto 1997 n.281, espresso nella riunione del 14 settembre
2000;
UDITO il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per
gli atti normativi nell'adunanza del 18 settembre 2000;
ACQUISITO il parere delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del
Senato della Repubblica;
VISTA la deliberazione del Consiglio dei Ministri adottata nella riunione del
15 dicembre 2000;
SULLA PROPOSTA del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la
funzione pubblica, di concerto con i
Ministri dell'interno e della giustizia;
EMANA
il seguente decreto:
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto
di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati
ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione
sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare
e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione
italiana o di altri Stati, che consente l'identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta di identità ed ogni altro documento
munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico,
dall'amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la
finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d'identità
elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di
età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente
funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità
personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati
da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall'interessato,
prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA' il documento, sottoscritto
dall'interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano
a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale,
che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell'identità della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione ufficiale della legale qualità
di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti,
nonché dell'autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte di una pubblica amministrazione
competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione) basata
su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che
consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite
la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza
e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l'utenza,
i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui
alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'art.
43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi
che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni
sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi
degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione
di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento
dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito
del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante
sistemi informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo,
degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati
dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento,
in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento
stesso.
Articolo 2 (L)
Oggetto
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio,
la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti
da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì
la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché
ai gestori di pubblici servizi, nei rapporti con l'utenza, e ai privati che vi
consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale,
contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto
dall'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.
Articolo 3 (R)
Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani
e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone,
alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi
sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea. (R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione regolarmente soggiornanti
in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli
46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili
o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali
disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina
dell'immigrazione e la condizione dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti
all'Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare
le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione
delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l'Italia
ed il Paese di provenienza del dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali
e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla
competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua
italiana autenticata
dall'autorità consolare italiana che ne attesta la conformità all'originale,
dopo aver ammonito l'interessato sulle conseguenze penali della produzione di
atti o documenti non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal
pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. Il
pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato
in presenza di un impedimento a sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento
temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla
dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento,
resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro
parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale,
previo accertamento dell'identità del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia di dichiarazioni
fiscali. (R)
Articolo 5 (L)
Rappresentanza legale
1. Se l'interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela,
o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico
sono sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la potestà dei
genitori, dal tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.
CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6 (L-R)
Riproduzione e conservazione di documenti
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire,
a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta
la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo
idoneo a garantire la conformità agli originali. Con decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché
le modalità tecniche della riproduzione e dell'autenticazione. (L)
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1
si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati
su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche
dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
(L)
3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell'autenticazione
dei documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico
idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività
culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati
dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo
II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7 (L)
Redazione e stesura di atti pubblici
1. I decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti pubblici, e le
certificazioni sono redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo,
atto a garantirne la conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte,
abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni,
acronimi, ed espressioni il lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario
apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti
leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 (R)
Documento informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto
informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti
a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo
unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la
duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti
informatici sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
sentite l'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione e il
Garante per la protezione dei dati personali. Esse sono adeguate alle esigenze
dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza
almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono definite
le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità,
la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento
informatico anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui
all'articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei
dati personali.
Articolo 9 (R)
Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale
da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni
e copie per gli usi consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione,
conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi
con sistemi informatici e telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con
i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia
i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato
l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili
per via telematica moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni sono definite dall'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione d'intesa con l'amministrazione degli archivi di
Stato e, per il materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa, dell'interno
e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed efficacia del documento informatico
1. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità
alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni,
anche di quelle di cui all'articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale della
forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice
civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione
su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con
decreto del Ministro delle finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo
23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità alle regole tecniche
di cui all'articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214
e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa
o regolamentare.
Articolo 11 (R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica mediante
l'uso della firma digitale secondo le disposizioni del presente testo unico sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le vigenti disposizioni in materia
di contratti negoziati al di fuori dei locali commerciali.
Articolo 12 (R)
Pagamenti informatici
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche amministrazioni
e tra queste e soggetti privati è effettuato secondo le regole tecniche
definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R)
Libri e scritture
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge
sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili di cui sia obbligatoria
la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità
alle disposizioni del presente regolamento e secondo le regole tecniche definite
col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14 (R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e
pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento
informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente testo
unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono
opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità
che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della
posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo 15 (L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati
concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari
italiane, si osservano le disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli articoli
22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i documenti trasmessi
ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni
relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento
e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali
vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato di assistenza al parto
è sempre sostituito da una semplice attestazione contenente i soli dati
richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza
al parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate,
ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità
preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentito il Ministero
della sanità e il Garante per la protezione dei dati personali, determina
nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici
di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati relativi
ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei princìpi
contenuti nelle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
Articolo 17 (R)
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati
e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione
della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi
a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza
o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via
telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro natura o per espressa
indicazione del mittente destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i dati e i documenti trasmessi
per via telematica si considerano, nei confronti del gestore del sistema di trasporto
delle informazioni, di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta
la consegna al destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 (L-R)
Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere
ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele
e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in
luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale
dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale,
o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste
nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della
copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì
indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio
nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma
per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta
di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di
ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano
le disposizioni contenute nell'articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori
di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia
può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro
dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale
e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente.
In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento
in corso. (R)
Articolo 19 (R)
Modalità alternative all'autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di cui all'articolo
47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento
conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione
ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale.
Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale
della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati
dai privati.
Articolo 20 (R)
Copie di atti e documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti
su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi
alle disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture
private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati
dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia,
ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta
o associata la firma digitale di colui che li spedisce o rilascia, secondo le
disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti, formati in origine su supporto
cartaceo o, comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni effetto di legge,
gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è
autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato,
con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole
tecniche di cui all'articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma 2
esonera dalla produzione e dalla esibizione dell'originale formato su supporto
cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione
vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti
informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate
nell'articolo 8, comma 2.
Articolo 21 (R)
Autenticazione delle sottoscrizioni.
1. L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione
da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori
di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all'art.
38, comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è
presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi
al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, l'autenticazione
è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente
addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco;
in tale ultimo caso, l'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione
e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è
stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante,
indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione,
il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la
propria firma e il timbro dell'ufficio. (R)
SEZIONE V
FIRMA DIGITALE
Articolo 22 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema informatico e crittografico in grado
di generare ed apporre la firma digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una privata ed
una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi nell'ambito dei sistemi di validazione
o di cifratura di documenti informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche, destinato
ad essere conosciuto soltanto dal soggetto titolare, mediante il quale si appone
la firma digitale sul documento informatico o si decifra il documento informatico
in precedenza cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica.
d) per chiave pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato
ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul
documento informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti
informatici da trasmettere al titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici utilizzati nell'ambito
di meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di verifica dell'identità
personale basati su specifiche caratteristiche fisiche dell'utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura informatica, applicata alla
chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di validazione, mediante la quale si
garantisce la corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare
cui essa appartiene, si identifica quest'ultimo e si attesta il periodo di validità
della predetta chiave ed il termine di scadenza del relativo certificato, in ogni
caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della procedura informatica, con cui
si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario
opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica o logica
in grado di ricevere e registrare documenti informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua la certificazione,
rilascia il certificato della chiave pubblica, lo pubblica unitamente a quest'ultima,
pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi e revocati;
l) per revoca del certificato, l'operazione con cui il certificatore annulla la
validità del certificato da un dato momento, non retroattivo, in poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione con cui il certificatore sospende
la validità del certificato per un determinato periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al
titolare della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi compresa ogni
disposizione che ad esse si applichi.
Articolo 23 (R)
Firma digitale
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché
al duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata
evidenza informatica, una firma digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma digitale al documento informatico
equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta
su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed
al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave privata
la cui corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero
non risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha
certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante una chiave revocata, scaduta
o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque
motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante,
o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza
di tutte le parti interessate.
6. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto
dalla normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni
e marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare nei modi e con le tecniche
definiti con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2, gli elementi identificativi
del soggetto titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro
su cui essa è pubblicata per la consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma
digitale, la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico
ufficiale autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste nell'attestazione, da parte
del pubblico ufficiale, che la firma digitale è stata apposta in sua presenza
dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità
della chiave utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla
volontà della parte e non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale integra
e sostituisce ad ogni fine di legge la apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi comunque previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato altro documento
formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può
allegare copia informatica autenticata dell'originale, secondo le disposizioni
dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di istanze agli organi della
pubblica amministrazione si considera apposta in presenza del dipendente addetto
la firma digitale inserita nel documento informatico presentato o depositato presso
pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per via telematica o su supporto
informatico ad una pubblica amministrazione sono validi a tutti gli effetti di
legge se vi sono apposte la firma digitale e la validazione temporale a norma
del presente testo unico.
Articolo 25 (R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la firma autografa
o la firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità
alle norme del presente testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione
di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo 26 (R)
Deposito della chiave privata
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito
in forma segreta della chiave privata presso un notaio o altro pubblico depositario
autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito può essere registrata
su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del depositante e deve essere consegnata
racchiusa in un involucro sigillato in modo che le informazioni non possano essere
lette, conosciute od estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle disposizioni dell'articolo
605 del codice civile, in quanto applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di cifratura
con gli effetti di cui all'articolo 8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia
di chiavi e rendere pubblica una di esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per un periodo non inferiore
a dieci anni a cura del certificatore e, dal momento iniziale della loro valutabilità,
sono consultabili in forma telematica .
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le attività di certificazione
sono effettuate da certificatori inclusi, sulla base di una dichiarazione anteriore
all'inizio dell'attività, in apposito elenco pubblico, consultabile in
via telematica, predisposto tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti,
specificati con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2:
a) forma di società per azioni e capitale sociale non inferiore a quello
necessario ai fini dell'autorizzazione all'attività bancaria, se soggetti
privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti all'amministrazione,
dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni
di amministrazione, direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza, i responsabili tecnici del certificatore
e il personale addetto all'attività di certificazione siano in grado di
rispettare le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui all'articolo
8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti, sulla base
di standard riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1 può essere svolta anche
da un certificatore operante sulla base di licenza o autorizzazione rilasciata
da altro Stato membro dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, sulla
base di equivalenti requisiti.
Articolo 28 (R)
Obblighi dell'utente e del certificatore
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o della firma
digitale, è tenuto ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche
idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato avente le caratteristiche fissate
con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2;
c) specificare, su richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo interessato,
la sussistenza dei poteri di rappresentanza o di altri titoli relativi all'attività
professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di certificazione
e sui necessari requisiti tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali,
emanate ai sensi dell'articolo 15, comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione del certificato in
caso di richiesta da parte del titolare o del terzo dal quale derivino i poteri
di quest'ultimo, di perdita del possesso della chiave, di provvedimento dell'autorità,
di acquisizione della conoscenza di cause limitative della capacità del
titolare, di sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e della sospensione della coppia
di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di almeno sei mesi, della cessazione
dell'attività e della conseguente rilevazione della documentazione da parte
di altro certificatore o del suo annullamento.
Articolo 29 (R)
Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio
ordinamento, alla generazione, alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo
delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono disciplinate le modalità di
formazione, di pubblicità, di conservazione, certificazione e di utilizzo
delle chiavi pubbliche delle pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti alla pubblica amministrazione
sono certificate e pubblicate autonomamente in conformità alle leggi ed
ai regolamenti che definiscono l'uso delle firme autografe nell'ambito dei rispettivi
ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali legalmente riconosciuti
e dei loro legali rappresentanti sono certificate e pubblicate a cura del Ministro
di grazia e giustizia o suoi delegati.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE.
Articolo 30 (L)
Modalità per la legalizzazione di firme
1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la
cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data
e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 31 (L)
Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione
le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati,
copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale
deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica
rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 32 (L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi
originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della
provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero
davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a
cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o
di altri organi e autorità delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere
e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari
italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi
delle rappresentanze diplomatiche o.22 consolari italiane o dai funzionari da
loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera,
deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al
testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero
da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello Stato,
rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello
Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione
stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute
a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall'interessato.
Su richiesta di quest'ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate
dal dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio dei documenti
personali non è soggetta all'obbligo del pagamento dell'imposta di bollo.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA'
Articolo 35 (L - R)
Documenti di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene richiesto un documento
di identità, esso può sempre essere sostituito dal documento di
riconoscimento equipollente ai sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la patente di
guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione
alla conduzione di impianti termici,.23 il porto d'armi, le tessere di riconoscimento,
purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente,
rilasciate da un'amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d'identità e di riconoscimento non è necessaria
l'indicazione o l'attestazione dello stato civile, salvo specifica istanza del
richiedente. (L)
Articolo 36 (L)
Carta d'identità e documenti elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d'identità
elettronica e del documento d'identità elettronico sono definite con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro dell'interno,
di concerto con il Ministro della funzione pubblica, sentito il Garante per la
protezione dei dati personali.
2. La carta d'identità elettronica e l'analogo documento, rilasciato a
seguito o della denuncia di nascita e prima del compimento del quindicesimo anno,
devono contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d'identità e il documento elettronico possono contenere:
a) l'indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui al comma 1, con esclusione, in
ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare l'azione
amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei portali, nel
rispetto della normativa in materia di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono essere conosciute
dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica,
occorrenti per la firma digitale;
4. La carta d'identità elettronica può altresì essere utilizzata
per il trasferimento elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche
amministrazioni.
5. Con decreto del Ministro dell'interno, sentite l'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione, il Garante per la protezione dei dati personali
e la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono dettate le regole
tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati per
la produzione delle carte di identità e dei documenti di riconoscimento
di cui al presente articolo. Le predette regole sono adeguate con cadenza almeno
biennale in relazione alle esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche
e tecnologiche.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai decreti di cui al presente
articolo e delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali,
le pubbliche amministrazioni, nell'ambito dei rispettivi ordinamenti, possono
sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti di cui al presente
articolo per l'erogazione di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto cartaceo, può
essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37 (L)
Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall'imposta
di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente
da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da
legalizzare.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 (L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione
o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per
fax e via telematica. (L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte
mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal
sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica.
3. Le istanze e le dichiarazioni da produrre agli organi della amministrazione
pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato
in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente
a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.
La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze
e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate
per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici,
detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento
di cui all'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.59. (L)
Articolo 39 (L)
Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione,
a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami
per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è
soggetta ad autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40 (L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità
personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell'ambito del medesimo procedimento,
sono contenute in un unico documento.
Articolo 41 (L)
Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati,
qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità
illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla
data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità
superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti
e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni
nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini
di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento,
che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subìto variazioni
dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono
richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato.
Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la autenticità
delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni
di cui all'articolo 76.
Articolo 42 (R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione
o di procedimenti autorizzatòri all'esercizio di determinate attività,
ancorché definiti "certificato", sono denominati rispettivamente
"diploma" o "patentino".
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43 (L-R)
Accertamenti d'ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere
atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino
elencati all'art. 46, che siano attestati in documenti già in loro possesso
o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o
certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d'ufficio
le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione
competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni
o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta
dall'interessato. (R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è
necessario acquisire la certezza o verificare l'esattezza, si considera operata
per finalità di rilevante interesse pubblico ai fini del decreto legislativo
11 maggio 1999, n. 135 la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione
o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell'amministrazione certificante
effettuata, finalizzata all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e
fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini.
Per l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione certificante rilascia
all'amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati
i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati
personali ai sensi della normativa vigente. (L)
3. Quando l'amministrazione procedente opera l'acquisizione d'ufficio ai sensi
del precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di informazioni e dati relativi
a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici
registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni
procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi
informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente
informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l'amministrazione
competente per la loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del certificato
non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite con qualunque mezzo
idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax,
o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza,
soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere
seguita da quella del documento originale. (R)
Articolo 44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i
procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti
dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane
all'estero, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le amministrazioni possono provvedere
all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45 (L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza,
lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di
riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante
esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni
pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto
della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di
identità o di riconoscimento,
di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito.
È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori
e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso
del procedimento, la veridicità dei dati contenuti nel documento di identità
o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative
a stati, qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da parte dell'interessato
di un documento di identità o di riconoscimento in corso di validità,
la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica
non autenticata del documento stesso. (R)
3. Qualora l'interessato sia in possesso di un documento di identità o
di riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità
personali e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati mediante esibizione
dello stesso, purché l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia del
documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla
data del rilascio. (R)
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte
dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti
stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione,
di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici
di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare
corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato
presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di
tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese
quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti
che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e
di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della
vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri
dello stato civile;
ee) di non traversi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato
domanda di concordato. (R)
Articolo 47 (R)
Dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti
che siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione
resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui
all'articolo 38. (R)
2. La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può riguardare
anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui
egli abbia diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con
la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli
stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo
46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto
di notorietà. (R)
4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all'Autorità
di Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento
amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque
attestanti stati e qualità personali dell'interessato, lo smarrimento dei
documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante
dichiarazione sostitutiva. (R)
Articolo 48 (R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli
atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione
delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare.
Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni
inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 76, per le
ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo
contiene anche l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996,
n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole
amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49 (R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità
CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo
diverse disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche
ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei
propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla
pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base
con validità per l'intero anno scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 (R)
Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo
dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi
di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo
unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per
la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi
alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare
o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del
protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità
alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali,
nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei
relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli
uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti
per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione
e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica
dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti
alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali
e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51(R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi
automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo unico e secondo
le norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della pubblica
amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi
informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione,
diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci
il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali
sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione
dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.
Articolo 52 (R)
Il sistema di gestione informatica dei documenti.
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema"
deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti
in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti
finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema
da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia
di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema
di classificazione d'archivio adottato.
Articolo 53 (R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle
pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle
seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato
in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e
registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari
per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita
dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto,
registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo,
costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione
di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo
è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi
intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza
dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per
la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione
e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini
ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle
circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni,
i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni
e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Articolo 54 (R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni non modificabili di cui all'articolo 53 lett. a), b), c), d),
e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni
annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte
alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura
o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura
di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore
ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
Articolo 55 (R)
Segnatura di protocollo
1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale
del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti
il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo
57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa
individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione
di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo
dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell'ufficio che
ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento e ogni altra
informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già
al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è
formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può
includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione
che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per
automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità
per l'informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per
la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni
associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 56 (R)
Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di
segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 nonché le operazioni di
classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta
del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Articolo 57 (R)
Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre
numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
SEZIONE SECONDA
ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 58 (R)
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L'accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione,
nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni
relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione
stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui all'articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri
di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione
possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni
legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite
da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle
singole parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle
informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.
Articolo 59 (R)
Accesso esterno
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possono
essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei
documenti anche mediante l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori
del sistema e strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni
da parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell'ambito delle
misure organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi
i criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego, anche per via telematica, del
sistema di gestione informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione
e la stampa delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l'acquisizione
diretta delle informazioni e dei documenti da parte dell'interessato, le misure
organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì,
le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l'impiego di
strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati
dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione
possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni
e dei documenti messe a disposizione - anche per via telematica - attraverso gli
uffici relazioni col pubblico.
Articolo 60 (R)
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche,
accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative
omogenee di cui al comma 4 dell'articolo 50, adottano le modalità di interconnessione
stabilite nell'ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione
della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione informatica
dei documenti attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano
funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso
l'indicazione alternativa o congiunta dell'oggetto, della data di spedizione,
del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti
attraverso l'indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti dall'amministrazione
al documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente,
sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi
per l'accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica
dei documenti.
SEZIONE TERZA
TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61 (R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli
archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna
delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50.
Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa
omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque
in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico
archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le
procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della
procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento
e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo
si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero
di protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano
ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque,
nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle
attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei
flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli
59e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67,
68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte
del personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 62 (R)
Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti
dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su
supporto informatico rimovibile.
2. E' consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni
di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile
per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione
all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno
quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su
nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono
parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti
che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.
Articolo 63 (R)
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche
manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri
di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la
normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa,
la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del
ripristino della funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi
oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile
per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del registro di emergenza
per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza
vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro
di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito
di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca
dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa
omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite
nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati,
senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la
fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito
un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere
stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. (R)
SEZIONE QUARTA
SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 64 (R)
Sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti
amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi
progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni
fornite all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti
amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi
e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri
di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità
stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione
informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree
organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli
che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione
d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione
di protocollo.
Articolo 65 (R)
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione
dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato,
il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;.43
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli,
il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi
del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi
documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter
dei procedimenti complessi.
Articolo 66 (R)
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi
documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste,
delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici
per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica.
SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67 (R)
Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie
relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito
presso ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli
e le serie avevano nell'archivio corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite
nell'archivio di deposito. (R)
Articolo 68 (R)
Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora
ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema
di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio,
di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto
delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento
effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei documenti
contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza
dei dati personali.
Articolo 69 (R)
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente
agli strumenti che ne garantiscono l'accesso, negli Archivi di Stato competenti
per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle
vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70 (R)
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del
sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con
le versioni precedenti.
CAPO V
CONTROLLI
Articolo 71 (R)
Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche
a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità
delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati
dall'amministrazione procedente con le modalità di cui all'articolo 43
consultando direttamente gli archivi dell'amministrazione certificante ovvero
richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici,
conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei
registri da questa custoditi. (R)
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarità
o delle omissioni rilevabili 'ufficio, non costituenti falsità, il funzionario
competente a ricevere la documentazione dà notizia all'interessato di tale
irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento
della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito. (R)
4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai privati
che vi consentono di cui all'articolo 2, l'amministrazione competente per il rilascio
della relativa certificazione, previa definizione di appositi accordi, è
tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del
dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l'uso di strumenti informatici
o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei
dati da essa custoditi. (R)
Articolo 72(R)
Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei controlli di cui all'articolo 71 le amministrazione certificanti
individuano e rendono note le misure organizzative adottate per l'efficiente,
efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per
la loro esecuzione. (R)
2. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce
violazione dei doveri d'ufficio. (R)
CAPO VI
SANZIONI
Articolo 73 (L)
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa
grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando
l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti
dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da
terzi.
Articolo 74 (L-R)
Violazione dei doveri d'ufficio
1. Costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni
sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle
disposizioni del presente testo unico; (L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d'ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui,
ai sensi dell'articolo 43, ci sia l'obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione
sostitutiva; (R)
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'attestazione di stati,
qualità personali e fatti mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento;
(R)
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato
civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini
della formazione dell'atto di nascita. (R).
Articolo 75 (R)
Decadenza dai benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo di cui
all'articolo 71 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione,
il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento
emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.
Articolo 76 (L)
Norme penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi
previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e
delle leggi speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità
equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni
rese per conto delle persone indicate nell'articolo 4, comma 2, sono considerate
come fatte a pubblico ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina
ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte,
il giudice, nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea
dai pubblici uffici o dalla professione e arte.
CAPO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77 (L-R)
Norme abrogate
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico sono abrogati: la
legge 4 gennaio 1968 n.15; l'articolo 2, comma 15, primo periodo della legge 24
dicembre 1993 n.537; l'articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l'articolo 3 commi 1,
4, 5, e 11 come sostituito dall'articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998,
n. 191, della legge 15 maggio 1997 n. 127; l'articolo 2, comma 11 della citata
legge 16 giugno 1998 n. 191; gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000,
n.340; l'articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n.342. (L)
Articolo 78 (L-R)
Norme che rimangono in vigore
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico restano comunque in
vigore:
a) le vigenti disposizioni legislative e regolamentari in materia di trasmissione
delle dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n.322, al D.P.R.
14 ottobre 1999, n.542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n.100, al decreto direttoriale
31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M.31 maggio 1999,
n.164, e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti
la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione dell'indicatore della
situazione economica equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali
agevolate;
b) il D.P.R.26 ottobre 1972 n.642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
d ) l'articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993 n.537;
e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31 dicembre
1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione delle leggi 31 dicembre
1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive e i decreti
ministeriali a contenuto generale, nonché le regole tecniche già
emanate alla data di entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni archivistici
di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con riferimento agli articoli 43,
comma 4, 59 e 60, le particolari disposizioni di legge e di regolamento concernenti
i trattamenti di dati personali da parte delle forze dell'ordine, ai sensi dell'articolo
4 legge 31 dicembre 1996, n. 675.