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Che cosa è la Firma Digitale?
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La firma digitale è l'equivalente informatico di una tradizionale firma apposta su carta. La funzione è quella di attestare la validità, la veridicità e la paternità di un documento, come una lettera, un atto, un messaggio o, in generale, qualunque file di dati (testo, immagini, musica, ecc.).
Come tale, non va confusa con altri prodotti analoghi definiti genericamente "elettronici", come ad esempio la firma autografa scannerizzata e conservata come immagine.
La firma digitale è infatti il risultato di una procedura informatica basata su un sistema di codifica crittografica a chiavi asimmetriche (una pubblica e una privata), che consente:
- la sottoscrizione di un documento informatico;
- la verifica, da parte dei destinatari, dell'identità del soggetto firmatario;
- la sicurezza della provenienza e della ricezione del documento;
- la certezza che l'informazione contenuta nel documento non sia stata alterata;
- la segretezza dell'informazione contenuta nel documento;
- la generazione di marche temporali.
La firma digitale può essere apposta su qualunque documento informatico. Pertanto, alcune applicazioni potrebbero essere le seguenti:
- comunicazioni ufficiali con le amministrazioni pubbliche
- risposte a bandi e gare pubbliche
- moduli di richiesta di vario genere
- dichiarazioni fiscali e di altro tipo
- trasmissione di documenti legali
- rapporti contrattuali su reti aperte (Internet)
- fornitura elettronica di beni e servizi
- transazioni finanziarie
- identificazione e/o autorizzazione
- gestione di attività in gruppi/sistemi chiusi o a partecipazione controllata
- gruppi di lavoro e di ricerca
- transazioni personali.
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La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) Legalmail di InfoCert è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi. La PEC Legalmail consente infatti di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.
Queste caratteristiche sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici:
I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste regole servono a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 82/2005 modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 235/2010), ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica (ulteriori approfondimenti sull'evoluzione, la normativa e le regole della PECsono disponibili nel sito DigitPA).
Il Decreto Legislativo 185/2008 convertito con Legge 2/2009 imprime un'accelerazione senza precedenti allo sviluppo delle trasmissioni telematiche attraverso l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata
L'articolo 16 del Decreto sancisce che :
- le nuove società sono tenute a dichiarare l'indirizzo PEC all'iscrizione nel registro delle imprese
- i professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, l'indirizzo PEC ai rispettivi ordini
- le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle imprese
- tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC
Il Decreto Legge 179/2012 convertito con modificazioni in Legge 221/2012 completa il quadro normativo sulla PEC. L'articolo 5 sancisce che:
- Le nuove imprese individuali che si iscrivono al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane devono comunicare all'atto di iscrizione il loro indirizzo PEC
- Le imprese individuali attive sono tenute a depositare al registro delle imprese competente, entro il 30/06/2013, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata
Inoltre e' istituito presso il Ministero per lo Sviluppo Economico, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della legge di conversione, l'elenco pubblico delle PEC delle imprese e dei professionisti denominatoIndice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC) . L'accesso all'INI-PEC e' consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi ed a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessita' di autenticazione
InfoCert è gestore accreditato di PEC iscritto nell'Elenco Pubblico dei Gestori accreditati, presente nel sito DigitPA, e il suo servizio di Posta Elettronica Certificata è Legalmail.
La crescita della PEC
Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni.
In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali delle P.A., previste dalla normativa sul protocollo, e l'indice generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane - IPA: un sito che consente di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri di ricerca e, per ciascuna P.A. fornisce informazioni tra cui la casella istituzionale (ove presente). L'indice della P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta certificata presente in rete.
L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):
- Invio di ordini, contratti, fatture
- Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- Inoltro di circolari e direttive
- Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, eccetera)
- Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.
Caratteristiche principali della posta certificata
Una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste (per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna).
I gestori di posta certificata sono obbligati a registrare tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione per 30 mesi da fornire come prova da parte degli interessati. I gestori sono anche tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, ...) conterranno sempre l'ora esatta.
Accesso e identificazione
I servizi di posta certificata utilizzano esclusivamente protocolli sicuri (gestiti da tempo dai più diffusi strumenti di posta), per impedire qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi; Legalmail offre colloqui di tipo:
- https, per webmail
- smtps
- smtp starttls
- pop3s
- imaps
L'identificazione può avvenite tramite user e password oppure tramite certificati digitali: Legalmail offre entrambe le possibilità.
Falsificazione di identità: Legalmail assicura che il mittente utilizzi come indirizzo (casella "from") solo ed esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene generalmente nei server di posta presenti in internet dove si può cambiare la casella mittente con estrema facilità.
Certificazione dell'invio
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo sia in formato xml.
Integrità del messaggio PEC
Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione).
Pergarantire l'integrità del messaggio, mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza.
Certificazione della consegna
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio email, firmato dal gestore che attesta:
- la consegna
- data e ora di consegna
- contenuto consegnato.
Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.
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L'archiviazione ottica sostitutiva e' il processo secondo cui e' possibile, a norma di legge, la sostituzione dei documenti analogici (cartacei o informatici) con la loro versione elettronica.
L'archiviazione ottica sostitutiva costituisce una grande rivoluzione non solo nel mondo della pubblica amministrazione ma anche in quello delle aziende private. La possibilità di distruggere i documenti cartacei originali comporta un enorme risparmio in termini di spazio ed energia, inoltre snellisce il processo di gestione del documento rendendolo più efficiente.
Alcune caratteristiche della procedura di archiviazione ottica sostitutiva:
- mantiene e garantisce nel tempo l’integrità, l’autenticità e la disponibilità di un documento informatico
- integrazione delle funzionalita' di crittografia per la firma digitale
- supporto per la gestione di vita di certficati/chiavi
- gestione delle marche temporali sui documenti
- possibilità di apposizione di firme multiple per la gestione di flussi approvativi
- possibilità di utilizzo in rete locale o via internet
- accesso a Certification Authority / Registration Authority pubbliche (CNIPA)
- integrazione con diverse applicazioni di gestione documentale
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Quanto costa il servizio di scansione dei documenti?
Difficile rispondere. Alla fine il tutto viene ricondotto ad un costo per pagina scansita, ma questo numero dipende da una molteplicità di variabili:
- il volume totale di pagine da scansire
- l'urgenza (i tempi di effettuazione) del servizio
- se si debbano spinzare o meno i documenti, e se devono essere ripinzati;
- le condizioni degli originali cartacei
- se il servizio sia effettuato nei nostri uffici o presso vostra sede
- se ogni pagina deve essere ricercabile in modalità full-text (trattamento OCR)
- ecc.
Esiste un volume minimo richiesto per la scansione di documenti?
Teoricamente no. In pratica un servizio di questo genere si giustifica quando
si debbano scansire almeno 3.000 documenti.
Quanto tempo ci vuole per archiviare elettronicamente i miei documenti?
Dipende dal volume, dalla qualità degli originali, dalle varie opzioni richieste per il servizio, dall'urgenza dello stesso, oltreché ovviamente dalle altre commesse in corso. Per dare un ordine di grandezza: se il vostro archivio cartaceo è costituito da alcune centinaia di raccoglitori ad anelli, possiamo effettuarne la digitalizzazione nell'arco di 2-3 settimane.
Offrite anche l'archiviazione fisica del cartaceo?
Sì, ma non direttamente. L'archiviazione fisica del cartaceo è una materia ben diversa dalla scansione. Occorrono spazi, infrastrutture, e metodologie completamente differenti da quello che sappiamo fare noi.
Ma ovviamente ci è già stato chiesto questo servizio, e possiamo pertanto affidarvi a mani assolutamente esperte e affidabili.
Se volete ci facciamo carico noi di tutto, altrimenti se preferite vi mettiamo in contatto con questi nostri partner.
Offrite anche la consultazione via web dei documenti digitalizzati?
Sì, è uno dei nostri servizi opzionali.
L'archivio elettronico può essere creato su una vostra macchina, nella vostra azienda, oppure in un'apposita web farm. In nessun caso l'archivio elettronico risiede fisicamente nei nostri locali.
